Kirchliches Amtsblatt Nr. 6/ 2001, S. 181
Az. 12/1-6-7
Umgang mit Kirchlichen Archivgut, insbesondere Kirchenbücher
Aus konkretem Anlass werden die folgenden Informationen zum Umgang mit kirchlichem Archivgut veröffentlicht: Das Archivgesetz (ArchG) vom 10. April 2000 (KABl S. 185/RS 940) regelt den Umgang mit kirchlichem Archivgut auch unter dem Aspekt des Schutzes persönlicher Daten und des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung.
Zum kirchlichen Archivgut rechnen auch die älteren, abgeschlossenen Kirchenbücher, denen als personenbezogenen Unterlagen besondere Sorgfalt entgegengebracht werden muss. Auch jene Kirchenbücher, die inhaltlich noch verändert werden, also noch nicht archiviert sind, unterliegen besonderen Benutzungs- und Datenschutzbestimmungen. In den Pfarrämtern verantwortlich für Registratur und Archiv ist der/die Inhaber/in der ersten Pfarrstelle (§§ 33/34 PfG u. § 11 VollzVPfG – RS 500 u. 502), nicht der Kirchenvorstand.
Das gesamte Archivwesen im Bereich der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Bayern untersteht der Fachaufsicht des Landeskirchlichen Archivs in Nürnberg (§§ 10 u. 12 ArchG). Maßnahmen, die Kirchengemeinden oder Gesamtkirchengemeinden bzw. deren Archive an ihrem Archivgut vornehmen wollen, setzen das Einvernehmen mit dem Landeskirchlichen Archiv voraus. Als solche Maßnahmen gelten neben archivpflegerischen Vorhaben z. B. auch Papier- und Buchrestaurierung wie auch Vervielfältigungen von Archivalien mit Einschluss der Kirchenbücher.
Kirchliches Archivgut einschließlich der Kirchenbücher darf durch Dritte nur nach Maßgabe der einschlägigen Vorschriften benutzt werden (ArchG; Ordnung für die Benutzung kirchlicher Archivalien mit AusfV und Bek. über die Ahnenforschung durch Mormonen – RS 944 und 945; GebO für Auszüge aus Kirchenbüchern usw. RS 453), wobei als Benutzung auch die Auskunft gilt. Der/die Benutzer/in muss die Benutzung unter Angabe eines konkreten Forschungsanliegens beantragen. Wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird, besondere Schutzvorschriften (z. B. Schutzfristen) beachtet werden und keine Versagungsgründe vorliegen, wird die Benutzung genehmigt. Die Bek. über die Ahnenforschung durch Mormonen vom 22. Februar 1983 (KABl S. 79 – RS 944 Anhang) verdeutlicht, wie die berechtigte Benutzung von Kirchenbüchern auszusehen hat. In Zweifelsfällen und bei Ausnahmegenehmigungen ist das Landeskirchliche Archiv zu konsultieren.
Ferner ist es nicht gestattet, kirchliches Archivgut oder dessen Surrogate (Mikrofilme, Mikrofiches, Rückkopien, Digitalkopien u. a. m.) aus der Obhut und dem Verantwortungsbereich kirchlicher Stellen zu entfernen. Veränderung oder Verlegung bedürfen der Genehmigung des Landeskirchenamts nach Anhörung des Landeskirchlichen Archivs. Eine Verlegung in das Landeskirchliche Archiv bedarf keiner Genehmigung. Aus den genannten Bestimmungen ergibt sich damit auch, dass Kirchenbücher ohne Einverständnis des Landeskirchlichen Archivs weder eingescannt noch die digitalen Abbilder in das Internet eingestellt werden dürfen.
München, 18. Mai 2001 I. A.: Dr. Gerhard Tröger