Alle Akten und Unterlagen, die in den evangelisch-lutherischen Dienststellen und Einrichtungen in Bayern entstehen, egal ob analog oder digital, müssen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen dem LAELKB angeboten werden. Die Unterlagen müssen anschließend auf ihre Archivwürdigkeit geprüft werden. Hierbei entscheiden die Archivarinnen und Archivare, welche der Unterlagen dauerhaft aufbewahrt werden und welche vernichtet werden.
Diese Bewertung erfolgt nach archivfachlichen Kriterien und Methoden. Dabei werden die Aufgaben und die Bedeutung der aktenführenden Stelle analysiert und der Informationswert der Akten geprüft, damit nur die aussagekräftigste Überlieferung in das Archiv übernommen wird. Bei massenhaft anfallenden, gleichförmigen Akten wird in der Regel eine kleine Auswahl getroffen, damit diese beispielhaft dokumentiert sind und eine repräsentative Aktenmenge für verschiedene Forschungsfragen zur Verfügung steht.