Wann müssen die Unterlagen dem Archiv angeboten werden?
Das Archivgesetz der ELKB schreibt in § 11 Absatz 1 vor, dass alle Organe, Dienststellen, Werke und Einrichtungen der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Bayern ihre Unterlagen „unverzüglich und unverändert“ anzubieten haben, wenn diese archivreif sind. Die Archivreife tritt ein, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Was ist eine Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist legt fest, wie lange Unterlagen nach ihrer abschließenden Bearbeitung noch aufbewahrt werden müssen. Das Archivgesetz schreibt vor, dass dies maximal 30 Jahre sein dürfen. Eine längere Dauer ist nur dann zulässig, wenn diese in Fachgesetzen vorgegeben ist – wie z.B. im Adoptionsvermittlungsgesetz. Bei elektronischen Unterlagen wird zudem empfohlen, die Frist möglichst kurz anzusetzen, da es sonst Probleme mit der Lesbarkeit der Daten geben kann. Die Aufbewahrungsfristen werden im sogenannten Fristenkatalog bzw. Aufbewahrungs- und Kassationsplan festgehalten, der Bestandteil der Registraturordnung ist. Es ist vorgesehen, den Fristenkatalog der ELKB 2027 zu überarbeiten.
Eine Zusammenstellung der bisherigen Fristen finden Sie hier:
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen die Unterlagen dem Archiv angeboten werden.
Was muss alles dem Archiv angeboten werden?
Dem Archiv müssen alle Unterlagen angeboten werden. Das Archivgesetz listet in § 2 Absatz 4 auf, was alles unter dem Begriff der Unterlagen zu verstehen ist. Dazu zählen Akten, Amtsbücher, Urkunden, aber auch Karten und Pläne, Fotos, Ton- und Filmaufnahmen sowie alle Arten von Daten – so z.B. aus Dokumentenmanagementsystemen, Fachverfahren oder Dateisammlungen.
Müssen auch personenbezogene Unterlagen angeboten werden?
Anzubieten sind nach § 11 Absatz 2 des Archivgesetzes auch Unterlagen, die personenbezogene Daten einschließlich datenschutzrechtlich gesperrter Daten enthalten. Die Unterlagen werden im Archiv durch sogenannte Schutzfristen zunächst gesperrt. Sie dürfen erst 10 Jahre nach Tod der Person oder – wenn das Todesdatum unbekannt ist – 100 Jahre nach Geburt eingesehen werden. Das Datenschutzgesetz der EKD verweist ausdrücklich auf diese Besonderheit und besagt in § 21 Absatz 5, dass die Vorschriften über das Archiv und Kirchenbuchwesen von dem „Recht auf Löschung“ nicht betroffen sind. Es gilt das „Recht auf Erinnerung“.
Wie bewertet das Archiv, was übernommen wird?
Das Archiv entscheidet nach archivfachlichen Methoden, welche Unterlagen in das Archiv übernommen und für immer aufbewahrt werden.
Wichtige Fragestellungen sind hierbei z.B.:
- Hatte die Einrichtung die Federführung, also die Entscheidungsbefugnis bei der Aufgabe, zu der Unterlagen angeboten werden? In der Regel werden Unterlagen von der Institution übernommen, die maßgeblich war – so werden zum Beispiel die Unterlagen zur Rechnungsprüfung nicht in den Kirchengemeinden, sondern vom Rechnungsprüfungsamt übernommen.
- Welche inhaltliche Aussagekraft hat die Überlieferung zu einem Aufgabenbereich? Kann sie für künftige Forschungsvorhaben relevant sein?
- Handelt es sich um Unterlagen, die nur einmal oder mehrfach vorhanden sind? Reicht es vielleicht, dass eine exemplarische Auswahl übernommen wird?
Die Bewertung selbst erfolgt anhand von Anbietungslisten und der ergänzenden Sichtungen der Unterlagen. Hier finden Sie Muster für eine amtliche Anbietungsliste und eine nichtamtliche Anbietungsliste (u.a. für Privatpersonen und Vereine). Alternativ kann vom LAELKB auch ein sogenanntes Bewertungsmodel erarbeitet werden. Hierbei werden alle Aufgabenbereiche in einer Einrichtung analysiert und prospektive bzw. vorausschauende Bewertungsentscheidungen festgelegt. Die Mitarbeiter einer Einrichtung wissen dann schon bei dem Anlegen einer Akte, ob diese später in das Archiv kommt oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden darf.
Was passiert nach der Übernahme der Unterlagen?
Nachdem Unterlagen ins Archiv übernommen wurden, werden sie erschlossen. Das bedeutet, dass inhaltliche Angaben zu den Archivalien in eine Datenbank eingegeben werden. Jede Akte bekommt dabei eine eindeutige Kennzeichnung (Signatur), einen aussagekräftigen Titel und eine Angabe über den Entstehungszeitraum. Zusätzlich können bei Bedarf auch noch nähere Angaben zum Inhalt festgehalten werden. Mitunter ist es außerdem erforderlich, die Unterlagen vor der Erschließung noch zu ordnen. Das Ziel der Erschließung ist es, jedem Interessierten die Suche nach Archivalien zu einem bestimmten Thema oder Schlagwort zu ermöglichen. Da im Landeskirchlichen Archiv mehr als 18 Kilometer Akten verwahrt werden, wird über eine Online-Recherchedatenbank sichergestellt, dass jede einzelne Akte auch wiedergefunden und eingesehen werden kann.
Außerdem werden die Akten in säurefreie Mappen und Archivkartons umgepackt, damit sie langfristig erhalten bleiben. Dabei wird sämtliches Metall oder Plastik entfernt. Abschließend werden die Archivkartons unter Einhaltung spezieller Lagerungsbedingungen in einem Magazinraum aufbewahrt.
Sind alle diese Arbeitsschritte abgeschlossen, können die Akten recherchiert und im Lesesaal genutzt werden.