Grundsätzliches zur Schriftgutverwaltung

Jegliches Schriftgut, das in der ELKB entsteht, muss nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, spätestens jedoch nach 30 Jahren dem Landeskirchlichen Archiv zur Übernahme angeboten werden. Das Archiv entscheidet im Rahmen der Bewertung über die Archivwürdigkeit und übernimmt anschließend das als archivwürdig eingestufte Schriftgut.

Eine Akte enthält die geordnete Zusammenstellung von Dokumenten bzw. Vorgängen zu einem spezifischen Thema. Sie ist einem bestimmten Aktenzeichen des Aktenplans zugeordnet.

Inhaltlich zusammengehörende Dokumente werden in Vorgängen abgelegt, die wiederum Akten zuzuordnen sind. Dokumente stellen die kleinste logische Einheit eines Vorgangs dar. Er umfasst die Gesamtheit der Dokumente, die eine konkrete Einzelmaßnahme bzw. einen bestimmten Geschäftsvorfall betreffen. Die Akte enthält die Zusammenfassung aller Vorgänge und damit aller Dokumente, die aus einer Bearbeitung entstehen. Eine analoge Akte entspricht nicht zwangsläufig einem Aktenordner.

Verbindliche Grundlage der Aktenbildung und der Aktenordnung in der ELKB ist der „Einheitsaktenplan der ELKB“ in der jeweils gültigen Fassung. Er bestimmt die systematische Ordnung des Schriftguts nach Sachbereichen und gibt zugleich die Sortierung der Akten an. Die Zuständigkeit für den Aktenplan und dessen Fortschreibung liegt beim LAELKB.

Grundsätzlich sind alle Dokumente aktenrelevant, die im Kontext der Verwaltungstätigkeit und der kirchlichen Aufgabenwahrnehmung entstehen. Ausnahmen sind Unterlagen, die keinen Aufgabenbezug besitzen und lediglich der informellen Rücksprache oder Terminkoordination dienen.

Ein Aktenvermerk ist ein Dokument, in dem ein Sachverhalt für die Akten festgehalten wird. Es dokumentiert eine Information, Handlung oder Entscheidung, die für die weitere Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls relevant ist und wird dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.

Das Aktenzeichen ist das eindeutige Kennzeichen einer Akte und ermöglicht den jederzeitigen Rückgriff auf ein Schriftstück oder eine Akte. Das Aktenzeichen setzt sich aus der untersten Gliederungsstufe des Aktenplans (Betreffseinheit) und einer fortlaufend vergebenen Nummer zusammen.

Ein Archiv ist eine Institution, die nach gesetzlichem Auftrag Archivgut erfasst, erschließt, dauerhaft erhält und nutzbar macht. Das Landeskirchliche Archiv ist zuständig für die Archivierung des Archivguts der Organe, Dienststellen, Werke und Einrichtungen der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Bayern und kann auf vertraglicher Grundlage Archiv- und Bibliotheksgut bestehender anderer kirchlicher Rechtsträger auf Dauer als Depositum übernehmen.

Das Archivgesetz für die Evangelisch-Lutherische Kirche in Bayern trifft Regelungen für die Führung von kirchlichen Archiven und definiert das Landeskirchliche Archiv als zentrale Fachbehörde für alle Fragen des kirchlichen Archivwesens. Es beinhaltet grundsätzliche Festlegungen zur Anbietung, Bewertung und Übernahme von Schriftgut.

Archivgut sind sämtliche, bei privaten oder öffentlichen Stellen entstandene Unterlagen, die durch das Archiv als „archivwürdig“ bewertet und übernommen wurden. Mit der Einstufung als Archivgut geht die dauerhafte und zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung der Unterlagen einher, es gilt als Kulturgut, das nach den Regelungen des Archivgesetzes Dritten zugänglich gemacht werden kann.

Archivierung bezeichnet die Erfassung, Bewertung, Übernahme, Erhaltung, Erschließung, Nutzbarmachung und Auswertung von Archivgut nach archivwissenschaftlichen Standards. Sie schließt an die Schriftgutverwaltung an und ist alleinige Aufgabe des Landeskirchlichen Archivs.

Als „archivreif“ werden Unterlagen bezeichnet, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und die dem Archiv zur Übernahme angeboten werden müssen.

Archivwürdig sind Unterlagen, für die das zuständige Archiv im Zuge der Bewertung einen dauerhaften und bleibenden Wert festgestellt hat. Grundlagen für diese Entscheidung können historische, kulturelle oder rechtliche Erwägungen sein. Die Entscheidung über die Archivwürdigkeit von Unterlagen trifft ausschließlich das Landeskirchliche Archiv.

Ist die Bearbeitung von Schriftgut oder anderen Unterlagen abgeschlossen, müssen diese bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist vollständig in der Dienststelle verwahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist ergibt sich aus den einschlägigen Rechts- oder Verwaltungsvorschriften oder wird anhand des Bedarfs der Verwaltung festgelegt. Sie kann i.d.R. dem Aufbewahrungs- und Kassationsplan der ELKB entnommen werden. Die Fristen beginnen mit dem Schließen eines Vorgangs zu laufen. Die Aufbewahrungsfrist darf maximal 30 Jahre betragen, wenn es keine anderslautenden gesetzlichen Vorgaben gibt. Bei digitalen Unterlagen wird eine Frist von maximal 10 Jahren empfohlen.

Schriftgut und andere Unterlagen, die nicht mehr für die laufende Verwaltung benötigt werden, sind nach den Vorgaben des Archivgesetzes der ELKB nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, spätestens jedoch nach 30 Jahren, dem Landeskirchlichen Archiv anzubieten. Die Kirchengemeinden übergeben die Unterlagen dem LAELKB oder verantworten die Archivierung selbst.

Nach Ablauf der entsprechenden Schutzfristen können die an das Archiv abgegebenen archivwürdigen Unterlagen durch jedermann genutzt werden. Nur die abgebenden Stellen sind berechtigt, ihre Unterlagen auch vor Ablauf der Schutzfristen einzusehen.

Entscheidung des Archivs darüber, ob die angebotenen Unterlagen als archivwürdig eingestuft und dauerhaft verwahrt werden oder ob sie kassabel sind und somit der Vernichtung zugeführt werden müssen. Die Entscheidungsfindung erfolgt anhand rechtlicher Vorgaben und archivfachlicher Standards.

Der Datenschutz nimmt eine wichtige Rolle in der Arbeit des Landeskirchlichen Archivs ein. Unterlagen, die entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bzw. dem EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD) zu löschen wären, können für im kirchlichen Interesse liegende Archivzwecke länger als vorgeschrieben verarbeitet werden und müssen dem Landeskirchlichen Archiv ebenso wie alle anderen Unterlagen zur Übernahme angeboten werden. Die Archivierung fungiert hierbei als Löschungssurrogat.

Als Depositum werden Unterlagen bezeichnet, die dem Archiv aufgrund einer vertraglichen Vereinbarung zur dauerhaften Verwahrung übergeben werden. Die Unterlagen verbleiben im Eigentum des Depositalgebers, gelten aber als öffentliches Archivgut, dessen Sicherung, Erschließung und Benutzbarkeit durch das Archiv gewährleistet wird.

Als „digitale Langzeitarchivierung“ wird die dauerhafte Aufbewahrung und der Erhalt elektronisch entstandener Unterlagen durch das Archiv bezeichnet. Wie analoges Archivgut auch, wird digitales Archivgut erfasst, bewertet, übernommen, erhalten, erschlossen, nutzbar gemacht und ausgewertet. Dieser Tätigkeit liegen verschiedene technische und archivfachliche Standards zugrunde, die mithilfe einer speziellen Softwareinfrastruktur umgesetzt werden.

Eine digitale Parallelregistratur wird innerhalb der jeweiligen Dienststelle geführt und besteht parallel zur analogen Schriftgutablage. Die darin verwalteten Unterlagen sind inhaltlich deckungsgleich und in identischer Form strukturiert wie die analogen Unterlagen.

Ein Dokument ist ein einzelnes Schriftstück, das in Papierform oder digital vorliegt. Es kann mit einer Anlage verbunden sein (z.B. E-Mail mit Anhang). Es bildet die kleinste Einheit eines Vorgangs. Zu einem Dokument gehören alle ergänzenden Angaben, die zu seinem Verständnis notwendig sind (z.B. Metadaten).

Ein DMS ist ein IT-System, in dem elektronische Dokumente bearbeitet, strukturiert abgelegt und gespeichert werden können. Im Gegensatz zu einem Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) werden Geschäftsprozesse nur in geringem Umfang abgebildet, wesentliches Merkmal ist die strukturierte und mit entsprechenden Metadaten versehene Speicherungsform. Auch aus DMS-Systemen muss eine Anbietung an das Archiv erfolgen, eine Übernahme erfolgt ggf. über eine spezielle Schnittstelle, welche die enthaltenen Strukturinformationen systemunabhängig abbilden kann.

Eine E-Akte ist eine ausschließlich elektronisch geführte, digitale Akte, die alle aktenrelevanten Vorgänge und Dokumente enthält und aufgrund ihrer Metadaten über eine revisionssichere rechtliche Beweiskraft verfügt. E-Akten werden gewöhnlich in DMS- bzw. VBS-Systemen geführt und müssen für eine Übernahme durch das Archiv entsprechend des XDMOEA-Standards exportiert werden.

Unter Fachverfahren werden IT-Systeme subsummiert, die der Erfüllung einer oder mehrerer spezifischer Fachaufgaben dienen. Zumeist handelt es sich um Datenbanksysteme, die einen spezifischen Arbeitsschritt oder eine Verwaltungstätigkeit abbilden. Auch Daten aus Fachverfahren sind an das Archiv anbietungspflichtig und müssen durch dieses bewertet werden.

Der Geschäftsvorfall stellt die kleinste Bearbeitungseinheit im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung einer Behörde bzw. kirchlichen Verwaltungseinheit dar. Aus der Bearbeitung des Geschäftsvorfalls entsteht der Vorgang.

In der Generalregistratur des Landeskirchenamts wird ein Geschäftszeichen verwendet. Es besteht aus der Aktenplanposition, also der Betreffseinheit des Aktenplans, dem Aktenkennzeichnen bzw. der Vorgangsnummer und dem Kurzzeichen der Organisationseinheit. Alle anderen Schriftgutbildner verwenden Aktenzeichen.

Eine hybride Akte verfügt sowohl über analoge als auch digitale Inhalte. Weder die analogen, noch die digitalen Unterlagen können für sich allein den Inhalt des Akts bzw. Vorgangs vollständig abbilden. Es ist stets der Rückgriff auf beide Aufbewahrungsformen notwendig. Die Führung hybrider Akten sollte möglichst vermieden werden.

Vernichtung. Schriftgut und andere Unterlagen sind, wenn sie durch das Landeskirchliche Archiv als nicht archivwürdig bewertet wurden, zu vernichten. Über die Kassation ist ein Protokoll anzufertigen.

Kollaborationstools wie Microsoft Teams erleichtern die Zusammenarbeit innerhalb einer Dienststelle oder über mehrere Dienststellen hinweg. Allerdings kann in diesen Anwendungen keine revisions- und rechtssichernde Aktenführung erfolgen, es handelt sich um eine reine Arbeitsoberfläche („Schreibtisch“). Dort abgelegte Unterlagen müssen daher nach Abschluss der Bearbeitung in ein DMS mit hinterlegtem Aktenplan überführt werden („Aktenschrank“). Solange kein DMS zur Verfügung steht, kann eine digitale Registratur genutzt werden, die nach der Struktur des Aktenplans aufzubauen ist.

Metadaten stellen beschreibende Informationen zu einer Akte, einem Vorgang oder einem Dokument dar. Sie liegen in einer strukturierten Form vor und können administrative, inhaltliche oder technische Charakteristika des Schriftgutobjekts beschreiben. Typische Metadaten sind Titel, Laufzeit, Bearbeiter, letzter Zugriff auf den Datenbestand etc. Metadaten sind für die rechtliche Beweiskraft von Unterlagen sowie die Digitale Langzeitarchivierung von zentraler Bedeutung und müssen daher möglichst mit den jeweiligen Unterlagen zur Übernahme durch das Archiv angeboten werden.

Records Management bezeichnet eine Führungsaufgabe, welche die verantwortliche Steuerung der Erstellung, Nutzung, Aussonderung, Archivierung und Löschung von Aufzeichnungen und damit den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten umfasst. Das Records Management ist eng mit der Schriftgutverwaltung verbunden, reicht aber über diese hinaus, indem es alle Lebensphasen der Unterlagen von der Entstehung bis hin zur späteren Vernichtung oder Archivierung betrachtet.

Eine Registratur ist eine Organisationseinheit, in der das Schriftgut einer kirchlichen Stelle oder eines Teilbereichs verwaltet wird. In den Kirchengemeinden, Dekanaten und Verwaltungsstellen ist das Pfarramt bzw. Sekretariat für die korrekte Ablage von Unterlagen nach Aktenplan zuständig. Im Landeskirchenamt sind die aktenrelevanten eingehenden und ausgehenden Schreiben zur Registrierung an die Generalregistratur zu geben. Arbeitet eine Abteilung des Landeskirchenamtes dezentral, ist eine für die Ablage zuständige Person zu benennen.

Innerhalb der Pfarrämter wird zwischen der „Reponierten Registratur“ (auch: „Altregistratur“) und der „Laufenden Registratur“ unterschieden. Die laufende Registratur dient der Ablage aktueller Vorgänge und Akten, die für den Dienstbetrieb benötigt werden. In der reponierten Registratur werden dagegen abgeschlossene Akten verwahrt, auf die nur noch gelegentlich, beispielsweise zum Nachschlagen von Informationen, zurückgegriffen wird. Nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen müssen die Akten der reponierten Registratur entweder in das Pfarrarchiv überführt oder dem Landeskirchlichen Archiv zur Übernahme angeboten werden.

Registraturgut bezeichnet sämtliche Unterlagen, die aus der Tätigkeit kirchlicher Stellen erwachsen ist. Es wird in den jeweiligen Registraturen verwahrt und kann nach erfolgter Anbietung und Bewertung durch das Archiv zu Archivgut werden.

Als Schriftgut gelten alle Schrift-, Bild- und Tondokumente sowie andere Unterlagen, unabhängig von ihrem Trägermaterial und von ihrer Speicherungsform.

Die Schriftgutordnung regelt das Bearbeiten von Geschäftsvorfällen und das Verwalten des Schriftguts im Verwaltungshandeln der ELKB. Sie soll ein einheitliches, sachgerechtet, rechtssicheres und wirtschaftliches Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut nach den allgemein gültigen Standards, insbesondere der DIN ISO 15490 sicherstellen.

Schriftgutverwaltung bezeichnet das Registrieren, Ordnen, Bereitstellen, Aufbewahren und Aussondern von Schriftgut. Sie kann zentral durch die Registratur oder den jeweiligen Sachbearbeitenden (Sachbearbeitendenregistratur) erfolgen.

Zur Steuerung des Geschäftsgangs sollen Geschäftsgangsvermerke verwendet werden. Die Beteiligung anderer Bearbeiter erfolgt insbesondere in der Form der Kenntnisname, Stellungsname oder Mitzeichnung. Die Bearbeitung eines Geschäftsvorgangs wird durch Verfügungen eingeleitet, gesteuert und abgeschlossen (Schlussverfügung).

Inhaltlich zusammengehörende Dokumente werden in Vorgängen abgelegt, die wiederum Akten zuzuordnen sind. Der Vorgang umfasst die Gesamtheit der Dokumente, die eine konkrete Einzelmaßnahme bzw. einen bestimmten Geschäftsvorfall betreffen. Die Zuordnung des Schriftguts erfolgt nach seinem sachlichen Inhalt, nicht aufgrund formaler Merkmale (wie z.B. Absender, Name, Ortsname etc.).

Ein VBS ist ein IT-System, das alle Funktionalitäten eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) umfasst und zusätzlich über weitere Funktionalitäten zur Abbildung von Geschäftsgängen und Workflows, der sogenannten Vorgangsbearbeitung verfügt. Das entstehende Schriftgut sollte in eine E-Akte überführt werden, welche abschließend der Aussonderung zugeführt wird.