Schriftgutverwaltung in den Pfarrämtern und Dekanatsbüros

Beratung durch das Landeskirchliche Archiv

Da die Voraussetzungen in jeder Kirchengemeinde und in jedem Pfarramt anders sind, können die Hinweise hier nur von allgemeiner Natur sein. Das Landeskirchliche Archiv bietet Pfarrämtern bei anstehenden Zusammenlegungen Beratung in archivischen Fragen und in Fragen der Schriftgutverwaltung an. Nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf, um einen Beratungstermin zu vereinbaren.

Hinweise zur Schriftgutverwaltung

Im Rahmen der Fusion bietet sich zunächst die Sichtung der in den Kirchengemeinden vorhandenen Akten an. Hierbei sollte zunächst geprüft werden, welche Akten bereits reponiert wurden und welche noch weiter zu führen sind.

Die Akten, die nicht mehr laufend benötigt werden, und bei denen die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können dem Landeskirchlichen Archiv angeboten werden.

Die geschlossenen Akten, bei denen die Aufbewahrungsfristen noch laufen, müssen bis zum Ablauf der Frist in den Pfarrämtern aufbewahrt werden. Diese können dem Landeskirchlichen Archiv angeboten werden, sobald die Fristen abgelaufen sind.

Bei den Akten, die noch weitergeführt werden sollen, muss zwischen verschiedenen Arten der Fusion unterschieden werden:

Fall 1: Es werden mehrere Pfarreien zusammengelegt, wobei die einzelnen Kirchengemeinden bestehen bleiben. Für jede Kirchengemeinde gab es bisher eine eigene Registratur. In diesem Fall sollten die Registraturen unabhängig voneinander weitergeführt werden, aber aus praktischen Gründen zumindest in einem Gebäude aufbewahrt werden.

Fall 2: Es werden mehrere Pfarreien zusammengelegt. Die bisherigen Kirchengemeinden werden aufgelöst und es wird eine neue Kirchengemeinde gebildet. Hier empfiehlt sich der Aufbau einer neuen Registratur mit dem Stichtag der Fusion. Die bisher geführten Registraturen werden zum Stichtag der Fusion geschlossen. Vorgänge, die über den Stichtag hinausgehen, werden in die neue Registratur überführt. Alle Registraturen, auch die geschlossenen, sollten aus praktischen Gründen in einem Gebäude aufbewahrt werden.

Die komplette laufende Registratur sowie die Kirchenbücher aller Kirchengemeinden müssen ins Pfarramt überführt werden. Sie werden für die tägliche Arbeit benötigt. Schriftgut, das nicht für die tägliche Arbeit benötigt wird, kann auch an einem anderen Ort aufbewahrt werden. Ein einfacher Zugriff darauf muss jedoch gewährleistet sein. Eine Lagerung in vermieteten Räumen ist beispielsweise nicht erlaubt.

Nach der Zusammenlegung der Pfarreien empfiehlt es sich, die Aufgaben der Assistentinnen im Pfarrbüro nicht nach Orten, sondern nach Aufgaben aufzuteilen.

Ansprechpartner

Peter Halicska, Leitung Archivpflege

Telefon: 0911 588 69 39

Die geschäftsführende Pfarrperson ist für das Schriftgut einer Kirchengemeinde verantwortlich. Die Verwaltungskraft unterstützt diese, indem sie die täglichen Arbeiten in der Registratur erledigt.

Der Einheitsaktenplan der ELKB wird momentan überarbeitet. Bis zur Fertigstellung im Laufe des Jahres 2026 gilt noch die Registraturordnung mit dem darin enthaltenen Aktenplan aus dem Jahr 2005. Sie finden diese hier: 

Dort ist im hinteren Bereich (ab Seite 124) ein umfassendes Schlagwortverzeichnis enthalten. Mit dessen Hilfe gelangen Sie leicht zur entsprechenden Hauptgruppe/Obergruppe /Gruppe/Untergruppe. Das gültige Aktenzeichen ist direkt im Sachverzeichnis angegeben.

Sollte ein Sachstichwort nicht unmittelbar auffindbar sein, prüfen Sie bitte alternative Bezeichnungen.

Natürlich können Sie auch über die einzelnen (Haupt-)Gruppen selbst vorgehen, v.a. wenn Sie die Registraturordnung bzw. deren Aufbau zumindest in Grundzügen kennen.

Analoges Schriftgut ist in Registraturordnern abzulegen. Bei den Ordnern ist auf eine aussagekräftige Beschriftung zu achten.

Für die Bearbeitung von Schriftstücken gilt:

• Schriftstücke werden während der Bearbeitung in Mappen aufbewahrt. Schriftstücke, die sachlich zusammengehören, werden mit Heftstreifen zusammengehalten.
• Wird auf ein Schriftstück eine Antwort erwartet, so verbleibt das Ausgangsschreiben mit dem Vorgang in der Mappe „In Bearbeitung“ oder wird in einer anderen Mappe als „Wiedervorlage“ bis zum Eingang des Antwortschreibens aufbewahrt.
• Für die Beantwortung wird eine angemessene Frist von einem Monat angenommen. Nach Ablauf der Frist wird der Empfänger gegebenenfalls an die Erledigung erinnert. Der Vorgang verbleibt bis zum Eingang der Antwort in der Mappe.
• Für die Vollständigkeit des Vorgangs ist es wichtig, dass auch E-Mails ausgedruckt und zum Vorgang gegeben werden. Darüber hinaus sollten auch weitere Dateien, die für den Vorgang relevant sind, ausgedruckt und abgelegt werden. Hybride Ablagen, in denen ein Teil in Papier und ein Teil nur digital vorliegt, sollten vermieden werden. Jedes Schriftstück ist in einfacher Ausführung auszudrucken. Ausgenommen sind Schriftstücke, die als wertlos aufgelistet sind.

Schriftstücke, deren Bearbeitung abgeschlossen ist, wandern in die Registratur. Sie werden entsprechend ihrem Aktenzeichen abgelegt:

• Die Schriftstücke eines Vorgangs werden so abgelegt, dass das älteste oben liegt. Die nachfolgenden Dokumente werden jeweils darunter abgelegt, so dass das jüngste Schriftstück am unteren Ende des Vorgangs zu finden ist.
• Diese chronologische Ablage ermöglicht es, die einzelnen Vorgänge in ihrer richtigen zeitlichen Reihenfolge nachzuvollziehen.

Je nach Verwendungszweck sollte unterschiedliches Papier verwendet werden. Für alle Unterlagen, die nicht für eine Archivierung vorgesehen sind, kann Recyclingpapier verwendet werden:

• Die Verwendung von Recyclingpapier schont die Umwelt.
• Das Recyclingpapier sollte mit dem Umweltzeichen „Blauer Engel“ versehen sein. Dieses berücksichtigt unter anderem die Alterungsbeständigkeit des Papiers sowie dessen Eignung für die maschinelle Verarbeitung.
• Recyclingpapier wird für Poster, Handzettel, Liedblätter etc. empfohlen.

Für alle Unterlagen, die dauerhaft aufzubewahren sind, wie beispielsweise Jahresrechnungen, Abkündigungen und Protokolle des Kirchenvorstands, sollte hingegen säurefreies Frischfaserpapier nach DIN ISO 9706 verwendet werden.

• Für Recyclingpapier gilt keine Obergrenze für den Lignin-Gehalt. Lignin fördert die Säurebildung im Papier, die für eine schnelle Alterung des Papiers verantwortlich ist. Dies führt zur Vergilbung und zum Zerfall des Papiers.
• Papier nach DIN ISO 9706 enthält nur wenig Lignin. Deshalb hat es eine hohe Alterungsbeständigkeit.

Für die Registratur empfehlen wir die Verwendung von gebrauchsfertigen Regis-Ordnern:

• Bei der Bestellung von Regis-Ordnern sollte angegeben werden, wie viele Kirchengemeinden das Pfarramt umfasst, wie viele Kindergärten betreut werden etc.
• Regis liefert Registraturordner entsprechend den Anforderungen des Pfarramts. Diese werden in Aufbau und Ausstattung entsprechend dem Registraturplan mit Beschriftung und Trennblättern geliefert.
• Regis bietet sowohl Vierloch- als auch Zweilochordner an. Die Ordner können nach eigener Vorliebe gewählt werden.

Alternativ können auch andere Ordner für die Registratur verwendet werden. Diese müssen entsprechend beschriftet werden.

Die Registratur wird in Einzel- und Sammelordner unterteilt:

• Einzelordner sind für die Aktenzeichen vorgesehen, unter denen viel Schriftgut anfällt. In Pfarrämtern ist für jedes Gebäude ein eigener Ordner, in Dekanaten für jedes Pfarramt und in Gesamtkirchengemeinden für jede Kirchengemeinde ein eigener Ordner zu führen.
• Sammelordner fassen das Schriftgut ganzer Hauptgruppen oder mehrerer Gruppen einer Hauptgruppe zusammen.

Eine ordentliche Beschriftung für die Sammelordner der Registratur umfasst die folgenden Angaben:

• Gehören mehrere Kirchengemeinden zu einem Pfarramt, muss auf der Rückseite jedes Ordners die entsprechende Kirchengemeinde mit einem eindeutigen Kürzel vermerkt sein. Ansonsten besteht die Gefahr, dass ein Ordner im täglichen Gebrauch der falschen Kirchengemeinde zugeordnet wird.
• Auf der Rückseite der Ordner sind die Aktenzeichen zu vermerken, die sich darin befinden.
• Um die Gefahr zu verringern, den Ordner an die falsche Stelle zu stellen, sollte eine farbliche Kennzeichnung auf den Ordnerrücken je nach Aktenzeichen erfolgen. Den Hauptgruppen der Registraturordnung sind Farben zugeordnet:
  • Hauptgruppe 1: Kennfarbe Rot
  • Hauptgruppe 2: Kennfarbe Grün
  • Hauptgruppe 3: Kennfarbe Blau
  • Hauptgruppe 4: Kennfarbe Rosa
  • Hauptgruppe 5: Kennfarbe Orange
  • Hauptgruppe 6: Kennfarbe Gelb
• Ist der Ordner voll und wandert in die reponierte Registratur, sollte auf dem Ordnerrücken die Laufzeit ergänzt werden.

Neben den Sammelordnern existieren für Aktenzeichen, unter denen viel Schriftgut anfällt, noch Einzelordner. In Pfarrämtern sollte beispielsweise für jedes Gebäude, in Dekanaten für jedes Pfarramt ein Einzelordner geführt werden.

• Auch diese Einzelordner sollten mit dem Kürzel der entsprechenden Kirchengemeinde, dem Aktenzeichen und einer farblichen Kennzeichnung versehen werden.
• Zusätzlich muss auf dem Ordnerrücken ein Sachbetreff angegeben werden.