Umgang mit analogen bzw. Papier-Unterlagen

Für die Aufbewahrung des Pfarrarchivs ist ein geeignetes Raumklima erforderlich. Bei den Klimawerten ist zu beachten:

• Das Wichtigste ist ein stabiles Raumklima. Schwankungen der Werte von Temperatur und Luftfeuchtigkeit sollten möglichst gering sein.
• Die Raumtemperatur sollte sich in dem Raum, in dem das Pfarrarchiv aufbewahrt wird, zwischen 14 und 18 Grad befinden. (Für die Aufbewahrung anderer Medien gelten andere Werte)
• Papier ist Feuchtigkeitsempfindlich. Daher ist besonders auf eine trockene Aufbewahrung der Akten zu achten. Die Luftfeuchtigkeit in einem Raum, in dem Schriftgut aufbewahrt wird, darf 30% nicht unterschreiten und 60% nicht überschreiten [Quelle: Ratgeber zur Bestandserhaltung]. Ab einer Luftfeuchtigkeit von über 60 % kann es zu Schimmelbildung kommen. Die Einhaltung dieses Grenzwertes entzieht den meisten Schimmelpilzen und tierischen Schädlingen die Lebensbedingungen [Quelle: Handreichung zur Schädlingsbekämpfung vom Landschaftsverband-Rheinland - Archivberatungs- und Fortbildungszentrum].
• Vorsicht ist insbesondere bei frischverputzten Wänden geboten, da diese über einen längeren Zeitraum Feuchtigkeit abgeben. Akten sollte in einem solchen Raum erst dann untergebracht werden, wenn die Wände vollständig ausgetrocknet sind.
• Im Zweifelsfall kann die Luftfeuchtigkeit mit einem Hygrometer gemessen werden, um festzustellen, ob ein Raum diese Anforderung erfüllt.
• Aufgrund dieser Anforderungen sind Dachböden und Keller nicht für die Aufbewahrung des Pfarrarchivs geeignet.

Es ist wichtig, dass die Akten an einem leicht zugänglichen Ort in der Nähe der Bearbeiter aufbewahrt werden:

• Durch die Aufbewahrung der laufenden Registratur an einen leicht zugänglichen Ort können die Bearbeiter schnell und einfach auf die Akten zugreifen. Dies führt dazu, dass die Akten bei der täglichen Arbeit häufiger zum Nachschauen und Ablegen genutzt werden.
• Zusätzlich wird die reponierte Registratur (Altregistratur) zum Nachschlagen relevanter Informationen benötigt. Sie sollte daher ebenfalls leicht zugänglich aufbewahrt werden.
• Kirchenbücher, Personalakten und andere personenbezogene Unterlagen sind in einem verschließbaren Schrank aufzubewahren.

Für den Raum, in dem die Papierakten aufbewahrt werden, sind folgende Punkte zu beachten:

• Der Raum muss sauber, trocken und gut belüftet sein. Er muss gut gegen Feuer und Diebstahl geschützt sein.
• In der Regel ist in den Pfarrämtern ein Raum für die Aufbewahrung der Akten vorgesehen. Dieser Raum sollte nicht mit anderen Gegenständen zugestellt werden, da dies den leichten Zugriff auf die Akten erschwert.
• Dachböden, Keller oder Kirchen sind für die Aufbewahrung von Papierakten nicht geeignet.

• Nur die Protokolle des Kirchenvorstands müssen gebunden werden. Für den Erhalt der juristischen Beweiskraft der Protokolle darf es nicht möglich sein, die Protokolle zu verändern oder zusätzliche Protokolle dazuzulegen.
• Es empfiehlt sich – je nach Anzahl der Protokolle – die Protokolle von einer oder zwei Amtsperioden des Kirchenvorstands binden zu lassen.
• Eine einfache Klebebindung reicht für die Protokolle des Kirchenvorstands aus.
• Die Bindung kann bei jedem Buchbinder erfolgen. Da die Protokolle vertrauliche Informationen enthalten können, ist es sinnvoll den beauftragten Buchbinder eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben zu lassen.
• Da die Gemeindebriefe die wichtigste Chronik des Gemeindelebens darstellen, ist deren dauerhafte Aufbewahrung sehr wichtig. Daher kann es sinnvoll sein auch die Gemeindebriefe binden zu lassen. Dadurch wird verhindert, dass ein einzelner Gemeindebrief verschwindet.

• Die Registratur sollte einerseits aus der laufenden Registratur bestehen. Diese umfasst laufende oder kürzlich abgeschlossene Vorgänge.
• Die reponierte Registratur bzw. Altregistratur nimmt die Vorgänge auf, die bereits abgeschlossen wurden, und verwahrt diese bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Dieses Schriftgut wird nur noch selten für den laufenden Betrieb benötigt, muss aber aus rechtlichen oder praktischen Gründen noch für einen Rückgriff zur Verfügung stehen.
• Wenn ein Registraturordner zu voll ist, wird er als Ganzes in die reponierte Registratur überführt. Für die laufende Registratur wird ein neuer Ordner mit dem entsprechenden Aktenzeichen angelegt. Wird ein Vorgang aus einem bereits reponierten Ordner benötigt und fortgeführt, kann dieser in den neuen Ordner der laufenden Registratur überführt werden.
• Auf dem alten Ordner wird die Laufzeit notiert.
• Auch wenn der Ordner in die reponierte Registratur überführt wird, sollte er leicht zugänglich sein. Für aktuelle Verwaltungsvorgänge ist häufig ein Heranziehen der reponierten Registratur erforderlich. Wenn die reponierte Registratur an einem unzugänglichen Ort aufbewahrt wird, wird sie in solchen Fällen selten genutzt. Damit gehen wichtige Informationen für die Verwaltung verloren.

• Die Protokolle des Kirchenvorstands müssen dauerhaft aufbewahrt und gebunden werden. Es empfiehlt sich, je nach Umfang, die Protokolle von einer oder zwei Amtsperioden zu binden.
• Die Protokolle sind auf alterungsbeständigem Papier auszudrucken. Siehe: Welches Papier sollte verwendet werden.

• Abkündigungen sind dauerhaft aufzubewahren. Sie stellen eine wichtige Chronik des Gemeindelebens dar. Daher müssen sie regelmäßig ausgedruckt und in Papierform aufbewahrt werden. Die rein digitale Aufbewahrung der Abkündigungen ist nicht zulässig. 
• Für eine übersichtliche Aufbewahrung ist es empfehlenswert, die Abkündigungen jahrgangsweise mit Heftstreifen zusammenzuheften. Die zusammengehefteten Abkündigungen sollten mit dem Namen der Kirchengemeinde und dem entsprechenden Jahrgang beschriftet werden. 
• Abkündigungen müssen nicht gebunden werden.

• Kirchenbücher enthalten personenbezogene Daten. Daher müssen sie in verschlossenen Schränken oder Räumen aufbewahrt werden. 
• Sie sind zu ihrem Schutz in einem abschließbaren Metallschrank, der mindestens die Feuerschutz Klasse S 60 P hat, aufzubewahren. 
• Kirchenbücher dürfen nur in Gefahrenfällen bzw. auf Anordnung, Aufforderung oder mit Zustimmung der Aufsichtsbehörden von ihrem Aufbewahrungsort entfernt werden. Eine Ausleihe der Kirchenbücher an Dritte ist untersagt. 
• Ältere Kirchenbücher dürfen von Forschern benutzt werden. Dabei ist zu beachten, dass die Kirchenbücher erst nach Ablauf der sogenannten Aufbewahrungsfristen eingesehen werden dürfen.. Einträge zu Taufen dürfen 110 Jahre nach dem Eintrag, Einträge zu Konfirmationen und Trauungen 80 Jahre nach dem Eintrag und Einträge zu Bestattungen 30 Jahre nach dem Eintrag vorgelegt werden. (Siehe: Benutzung)
• Wenn Sie Ihre Kirchenbücher an das Landeskirchliche Archiv abgegeben haben, können Sie alle Anfragen von Forschenden an uns verweisen. 
• Die genannten Bestimmungen (KABl 3/2017, S. 67-72) zur Aufbewahrung der Kirchenbücher finden sich in der Kirchenbuchordnung:

• Gemeindebriefe stellen die wichtigste Chronik des Gemeindelebens dar. Deshalb ist eine durchgängige Serie der Gemeindebriefe aufzubewahren. 
• Um zu verhindern, dass ein einzelner Gemeindebrief verloren geht, wird empfohlen, die Gemeindebriefe binden zu lassen.

• Haushaltspläne, Jahresrechnungen sowie die Grund- und Hauptbücher sind dauerhaft aufzubewahren (siehe §49 der Kirchlichen Haushaltsordnung) oder an das LAELKB abzugeben. Dies gilt auch für das Gabenkassenjournal.
• Die Belege zur Gabenkasse müssen aufbewahrt werden bis fünf Jahre nach Rechnungsprüfung oder bis zehn Jahre nach Eingang der Spende. Die Kirchengemeinde muss bis zu zehn Jahre nach Eingang der Spende einen Spendennachweis ausstellen können. 
• Die meisten Belege können nach zehn Jahren vernichtet werden. Aufzubewahren sind nur zwei Gruppen von Belegen: Zum einen alle Belege, die eine Beweiskraft über die Baulast oder Reichnisse – also geschuldete Abgaben – haben, zum anderen Belege, die in geschichtlicher, rechtlicher, kultureller oder sonstiger Beziehung von bleibender Bedeutung sind.

• Allen Beschäftigten im Dienst der Kirche sowie den Kirchenvorständen muss die Einsicht in die Amtsblätter gewährt werden. Die ist inzwischen zu einem großen Teil in digitaler Form über das Intranet möglich. Dort sind alle Amtsblätter ab 1993 einsehbar. 
• Die Amtsblätter ab 1993 müssen daher weder in den Pfarrämtern noch in den Dekanaten aufbewahrt werden. Sie können vernichtet werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. 
• Anders ist dies bei den älteren Amtsblättern vor 1993: Sie dürfen in den Pfarrämtern entsorgt werden, müssen aber in den Dekanaten weiterhin aufbewahrt werden.

Wenn Sie im Pfarramt noch historische Bücher verwahren, dann wenden Sie sich gerne an die Bibliothek im Landeskirchlichen Archiv. Wenn Sie die Bücher weiterhin vor Ort aufbewahren möchten, kann die Bibliothek Sie bei verschiedenen Fragen - zum Beispiel zur Lagerung und Klimatisierung - beraten.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, einzelne Bücher oder Sammlungen dem LAELKB anzubieten. Da viele Bücher im LAELKB bereits mehrfach vorhanden sind, empfiehlt es sich, eine Liste zu erstellen und ggf. auch Fotos der anzubietenden Bücher anzufertigen. Übernommen werden in erster Linie Bücher, die vor 1800 entstanden sind. Nicht anzubieten sind Drucke wie Gesetz- und Amtsblätter, Synodalberichte und Personalstände. Diese können grundsätzlich vernichtet werden, da sie bereits in mehrfachen Auflagen vorhanden sind.

Bitte wenden Sie sich per Mail an archiv@elkb.de, wenn Sie Bücher anbieten möchten.

Die Bücher werden in der Regel als Schenkung angenommen. Bei besonderen Werken oder größeren Sammlungen kommt ggf. auch ein Depositum in Frage, bei dem das Eigentum an den Büchern bei der abgebenden Einrichtung verbleibt.

Wenn Sie Bibeln anbieten möchten, wenden Sie sich gerne an das Bibelmuseum in Nürnberg.

Wir haben eine Pfarrchronik oder eine Pfarrbeschreibung im Pfarramt. Wie soll ich damit umgehen? 

• Die Pfarrchronik dient der Darstellung der Geschichte einer Kirchengemeinde. Sie ist für die Öffentlichkeit bestimmt und darf daher allen Interessierten vorgelegt werden. 
• Die Pfarrbeschreibung dient im Gegensatz dazu als interne Beschreibung der Besonderheiten eine Kirchengemeinde. Sie ist beispielsweise für den nachfolgenden Pfarrer oder übergeordnete Stellen gedacht. Die Pfarrbeschreibung ist nicht für die Öffentlichkeit bestimmt und unterliegt den üblichen Schutzfristen für Archivgut. 
• Pfarrchroniken und Pfarrbeschreibungen ermöglichen einen schnellen Überblick über die Geschichte einer Kirchengemeinde. Es wird empfohlen, diese Quellen gemeinsam mit der übrigen Überlieferung an das LAELKB abzugeben. 
• Wenn abzusehen ist, dass die Pfarrchronik in nächster Zeit benötigt wird, z.B. zur Vorbereitung eines Jubiläums, dann kann sie vor der Archivabgabe abfotografiert werden. 
• Falls Sie in historischen Pfarrbeschreibungen recherchieren möchten, können Sie unsere Pfarrbeschreibungen aus dem 19. und 20. Jahrhundert über Bavarikon aufrufen.

Pläne und Urkunden, die gelocht sind und das passende Format haben, können in der üblichen Weise in der Registratur abgelegt werden. Einige Urkunden und Baupläne liegen jedoch in Großformaten vor, die nicht in die Registratur passen:

• Urkunden und Baupläne dürfen nicht nachträglich gelocht oder gefaltet werden, sofern dies nicht bereits durch das Notariat oder das Bauunternehmen erfolgt ist.
• Für die Aufbewahrung von Urkunden und Bauplänen in den Pfarrämtern eignen sich Kästen oder stabile Kartons im Folio-Format (etwas größer als DIN A4).
• In größeren Einrichtungen wie Gesamtkirchengemeinden werden sehr viele Baupläne aufbewahrt. Dafür sollten Spezialschränke – sogenannte Planschränke – genutzt werden (siehe auch: Großformate - Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts).
• Um die korrekte Zuordnung der Pläne und Urkunden zu ermöglichen, sollten diese mit dem entsprechenden Aktenzeichen beschriftet und nach dem Aktenplan geordnet abgelegt werden.