Umgang mit digitalen Unterlagen

Auch digitale Unterlagen müssen dem Archiv angeboten werden. Sie sind, ebenso wie ihre analogen Entsprechungen, potenzielles Archivgut und durch das Landeskirchliche Archiv zu bewerten sowie gegebenenfalls zu sichern. Grundlage hierfür bilden die Schriftgutordnung der ELKB und das Archivgesetz. Der Begriff „Digitale Unterlagen“ bezieht sich dabei auf sämtliche im Zuge der Aufgabenerfüllung erstellte Speicherungsformen – von einzelnen Dokumenten oder Fotos über ganze Dateiablagen bis hin zu Datenbankanwendungen.

Für Fragen in diesem Bereich wenden Sie sich bitte an das Team Digitale Langzeitarchivierung (digitalarchiv@elkb.de) im Landeskirchlichen Archiv.

Digitale Unterlagen, die als archivwürdig bewertet wurden, werden im digitalen Langzeitarchiv des Landeskirchlichen Archivs gesichert. Hierbei erfolgen zunächst mehrere Vorverarbeitungsschritte im Hinblick auf die Eingliederung in die vorhandenen Archivbestände, die Erkennung von Dubletten, die Strukturierung, Paketierung und gegebenenfalls Migration der Daten. Neben dem integrierten Pre-Ingest-Tool „PIT.Plus“ unserer Langzeitarchivierungslösung „KRZ.dipskirche“ werden hierfür auch verschiedene weitere Softwaretools und Skripte eingesetzt. Die so erstellten Datenpakete übermitteln wir über einen Transferservice an die hoch gesicherte, georedundante Speicherinfrastruktur unserer Langzeitarchivierungslösung und legen sie dort im digitalen Magazin ab. Davon ausgehend erfolgt die Anlage eines verknüpften Verzeichnungsdatensatzes im Archivinformationssystem „ActaPro“, so dass analoge und digitale Archivalien unabhängig von ihrer physischen Form nebeneinander in einem System recherchiert und jederzeit genutzt werden können.

In der Verwaltung können digitale Unterlagen in verschiedenen Organisationsformen vorliegen. Diese verfügen über jeweils eigene Charakteristika und sind in unterschiedlichem Maße für die mittelfristige Datenhaltung und die Übermittlung an das Archiv geeignet.

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) stellt quasi den Optimal-Zustand der digitalen Schriftgutverwaltung dar. In einem solchen System werden digitale Unterlagen – analog zum Vorbild der analogen Schriftgutverwaltung – nach einem hinterlegten Aktenplan in sogenannten e-Akten organisiert. Ein DMS gewährleistet durch verschiedene Funktionalitäten, dass die Grundlagen der Schriftgutverwaltung – Authentizität, Vollständigkeit, Benutzbarkeit und Revisionssicherheit – umgesetzt und eingehalten werden. Bei der Aussonderung von Daten aus einem DMS an das digitale Archiv müssen bestimmte Standards berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die enthaltenen e-Akten mit sämtlichen relevanten Strukturinformationen und Metadaten übermittelt werden. In Deutschland wird hier der Standard „xdomea“ zugrunde gelegt.

Als Fachverfahren werden IT-Systeme bezeichnet, die der Erfüllung einer oder mehrerer spezifischer Fachaufgaben dienen. Dabei handelt es sich zumeist um Datenbanksysteme, die einen spezifischen Arbeitsschritt oder eine Verwaltungstätigkeit abbilden. Typische Beispiele sind Anwendungen zur Gehaltsabrechnung, zur Verwaltung von Meldedaten oder Sitzungsvorlagen oder Geoinformationssysteme. Auch Daten aus Fachverfahren können für die digitale Archivierung relevant sein. Hier bewertet das Archiv die jeweilige Fachaufgabe sowie die daraus entstehenden Informationen und entwickelt bei Bedarf gemeinsam mit der einsetzenden Dienststelle und dem Softwarehersteller eine spezifische Schnittstelle zur Datenaussonderung. Falls Sie planen, ein Fachverfahren in Ihrem Arbeitsbereich einzuführen, empfiehlt es sich, das Landeskirchliche Archiv frühzeitig einzubeziehen, um eine Einschätzung zu künftig notwendigen Aussonderungen zu erhalten.

Dateiablagen sind digitale Speicherorte, an denen Dateien zentral abgelegt, durchsucht und bearbeitet werden können. Neben der „klassischen“ Dateiablage auf lokalen PC- oder auf Netzlaufwerken werden Dateien zunehmend auch in cloudbasierten Speichern verwaltet. Die alleinige Ablage von Dateien in einer Dateiablage genügt nicht den Anforderungen einer ordnungsgemäßen und rechtssicheren Schriftgutverwaltung, da die Authentizität und Revisionssicherheit der Dateien nicht vollständig gewährleistet werden können. Für dienstliche Vorgänge müssen Dateiablagen der Struktur des Aktenplans folgen und dürfen nur so lange verwendet werden, bis ein Dokumenten-Management-System (DMS) eingeführt ist.

Solange in Ihrer jeweiligen Einrichtung in der Fläche noch kein nach dem Aktenplan organisiertes Dokumenten-Management-System (DMS) zur Verfügung steht, kann für die Dauer des Übergangs eine digitale Ablagestruktur aufgebaut werden. Diese ist auf einem entsprechenden Netzlaufwerk oder in Microsoft Teams anzulegen und nach den Festlegungen des Aktenplans zu organisieren. Auf den Ausdruck von Unterlagen kann jedoch erst dann verzichtet werden, wenn die neue Schriftgutordnung und die überarbeitete Fassung des Einheitsaktenplans vorliegen.

Eine Anleitung zur Umsetzung einer digitalen Ablagestruktur auf dem Netzlaufwerk für Pfarrämter und Dekanatsbüros finden Sie hier im Intranet, eine leere Ordnerstruktur kann hier aus der ELKB-Cloud heruntergeladen werden.

Soll eine Ablagestruktur in Microsoft Teams umgesetzt werden, empfehlen wir Ihnen, die entsprechenden Schulungsreihen des Teams I-5 „IT-Anwendungen in der Fläche“ zu konsultieren. Einen Überblick über vergangene und kommende Schulungsreihen finden Sie hier im Intranet oder im entsprechenden Teams-Kanal „Best Practice – 365“. Daneben wurde durch das Landeskirchliche Archiv eine Handreichung zum Datenumzug nach MS Teams erarbeitet, die sie hier einsehen können. In der Datei-Übersicht des Teams-Kanals „ELKB – Allgemein“ finden Sie verschiedene digitale Umsetzungsvarianten der geltenden Registraturordnung.

Bei einem Datenumzug von Netzlaufwerken nach MS Teams sollten Sie zunächst die Ausgangsstruktur und die vorhandenen Metadaten dokumentieren. Hierfür wurde durch das Landeskirchliche Archiv eine Anwendung entwickelt, die Sie über eine Anfrage an das Team Digitale Langzeitarchivierung (digitalarchiv@elkb.de) beziehen können. Die generierte XML-Datei ist dem Landeskirchlichen Archiv zu übersenden.

Anschließend können Sie die neue Struktur in MS Teams aufbauen. Orientieren Sie sich hierbei an den Schulungsreihen des Teams I-5 „IT-Anwendungen in der Fläche“. Mit dem Umzug nach MS Teams sollten Sie einen Registraturschnitt durchführen. Das bedeutet, dass Sie alle künftig neu erstellten Unterlagen in einem Teams-Ordner „Registratur“ der nach dem Aktenplan strukturiert ist, ablegen. Sämtliche bereits vorliegenden Unterlagen und Ordnerstrukturen werden unverändert in einen Teams-Ordner „Altregistratur“ verschoben. Noch benötigte Unterlagen können anschließend aus diesem Ordner in die „Registratur“ kopiert werden.

Eine ausführlichere Anleitung finden Sie in unserer Handreichung zum Datenumzug nach MS Teams.

Verschiedene Dateiformate eignen sich in unterschiedlichem Maße für eine dauerhafte Aufbewahrung. Diese Eignung orientiert sich insbesondere an Erwägungen, wie eine möglichst lange und einfache Auslesbarkeit sowie eine spätere Migration gewährleistet werden können. Daraus abgeleitet sollten Dateiformate grundsätzlich folgende Merkmale aufweisen:

• normiert und standardisiert (z.B. durch eine ISO-Norm)
• nicht von einem einzigen / einigen wenigen Programmen abhängig
• weite Verbreitung mit hohem Nutzungsgrad
• offenes oder offen gelegtes Format

Die durch das Landeskirchliche Archiv eingesetzte Langzeitarchivierungslösung „KRZ.dipskirche“ lässt verschiedene Dateiformate als direktes Archiv- oder als umzuwandelndes Konversionsformat zu. Danach sollten bevorzugt folgende Dateiformate verwendet werden:

• Für Audio-Dateien: WAVE (.wav) oder MP3 (.mp3)
• Für Video-Dateien: MP4 (.mp4)
• Für Bild-Dateien: TIFF (.tiff, .tif) oder JPEG2000 (.jp2)
• Für tabellarische Daten: CSV (.csv)
• Für textbasierte Daten: Textdatei (.txt) oder PDF (.pdf – bevorzugt PDF/A-1 oder PDF/A-2)

Bitte beachten Sie, dass es auch innerhalb der genannten Dateiformate große Unterschiede zwischen den einzelnen Versionen gibt, die es zu berücksichtigen gilt. Weiterführende Informationen finden Sie in unserer Handreichung zu archivierungsfähigen Dateiformaten, Fragen in diesem Bereich beantwortet gerne das Team Digitale Langzeitarchivierung (digitalarchiv@elkb.de).

Das Landeskirchliche Archiv empfiehlt zur Vereinheitlichung und zur Verbesserung der Wiederauffindbarkeit von Daten eine möglichst einheitliche Form der Dateibenennung. Je nach konkretem Anwendungsfall kann eine unterschiedliche Ausgestaltung sinnvoll sein, allerdings sollten folgende grundlegenden Regeln beachtet werden:

• Ein Dateiname sollte als Minimalstandard eine kurze, prägnante Inhaltsangabe beinhalten. Er sollte aus zwei bis drei Teilen bestehen – neben der Inhaltsangabe empfehlen sich eine Identifikationsangabe, Datum, Anlass, Bearbeiterkürzel oder Versionierungen. Die Angabe des jeweiligen Aktenzeichens kann ebenfalls sinnvoll sein. Die einzelnen Bestandteile können mit einem Unterstrich voneinander getrennt werden. Die konkrete Reihenfolge der einzelnen Bestandteile ist dabei unerheblich, solange eine einheitliche Vorgehensweise gewählt wird. Diese sollte in der jeweiligen Abteilung oder Einrichtung einheitlich festgelegt werden.
• Solange in Ihrer Abteilung oder Einrichtung noch kein DMS eingesetzt wird empfiehlt das LAELKB dringend, dem Dateinamen das jeweilige Aktenzeichen voranzustellen. Dieses ist in der Form „Obergruppe-Gruppe-Betreffseinheit“ (NN-NN-NN) anzugeben und mittels Unterstrich vom restlichen Dateinamen abzugrenzen.
• Ein Dateiname sollte ausschließlich aus Buchstaben, Ziffern, Bindestrichen und Unterstrichen bestehen. Leerzeichen, Umlaute und Sonderzeichen (\ / ; : * ? „ “ < > | .) sind zu vermeiden.
• Überlange Dateinamen sollten vermieden werden, da Windows-Systeme aufgrund der MAX_PATH-Beschränkung nur Pfadausdrücke mit maximal 256 Zeichen verarbeiten können. Je nach Pfadlänge empfiehlt sich eine Länge der Dateibenennung von ca. 30-50 Zeichen. Von einer Aufhebung der Pfadlängenbeschränkung wird ausdrücklich abgeraten.
• Datumsangaben im Dateinamen sollten gemäß der ISO-Norm 8601 im Format „Jahr-Monat-Tag | JJJJ-MM-TT“ angegeben werden.

Genauere Informationen und Beispiele zum möglichen Aufbau und den empfohlenen Bestandteilen von Dateinamen finden Sie in unserer Handreichung zur Dateibenennung.

Bei der Arbeit mit digitalen Unterlagen sollen Systeme für das kollaborative Arbeiten – wie Microsoft Teams – lediglich als temporäre Ablage (Schreibtisch) genutzt werden. Die Unterlagen sind nach Abschluss der Bearbeitung in einem DMS mit hinterlegtem Aktenplan abzulegen (Aktenschrank). Wenn noch kein DMS zur Verfügung steht, kann nach Fertigstellung der neuen Schriftgutordnung und der Überarbeitung des Aktenplans für die Dauer des Übergangs eine digitale Ablage genutzt werden, die nach der Struktur des Aktenplans aufzubauen ist.