Benutzung in den Pfarrarchiven

• Wenn Sie die Kirchenbücher aus Ihrer Kirchengemeinde in das Landeskirchliche Archiv abgegeben haben, können Sie die Anfragenden gerne an uns verweisen. Unsere Mailadresse für Anfragen ist archiv@elkb.de.

• Grundsätzlich gilt: kirchliches Archivgut ist öffentlich zugänglich.
• Vor der Benutzung muss jedoch ein Benutzungsantrag gestellt werden. Dieser muss unter anderem folgende Angaben enthalten: Namen, Vornamen und Anschrift des Benutzers und das Benutzungsvorhaben. Ein Muster für den Benutzungsantrag finden Sie hier.
• Es sind außerdem die geltenden Schutzfristen zu beachten: Sachakten dürfen erst 10 Jahre nach dem letzten Zuwachs, d.h. nach Ablegen des letzten Dokuments, und personenbezogene Unterlagen erst 10 Jahre nach Tod bzw. 100 Jahre nach Geburt der Person eingesehen werden. Sind weder das Geburtsdatum noch das Todesdatum bekannt, wird eine Schutzfrist von 60 Jahren nach Entstehung der Unterlagen angewandt.
• Eine Ausnahme stellen Kirchenbücher dar. Sie können aufgrund der langen Aufbewahrungsfristen erst 110 Jahre nach einer Taufe, 80 Jahre nach einer Trauung bzw. Konfirmation und 30 Jahre nach einer Beerdigung von jedem Interessierten eingesehen werden.
• Die genannten Bestimmungen finden Sie ausführlich in der Archivbenutzungsordnung (vgl. KABl 4/2004, S. 75-80).

• Grundsätzlich gelten die Gebühren der Gebührenordnung.
• Befreit von Gebühren sind bestimmte Nutzungen, die wissenschaftliche, heimatkundliche, rechtliche oder seelsorgerische Zwecke verfolgen. Die Rechtsgrundlage hierfür stellt die Archivbenutzungsordnung (vgl. KABl 4/2004, S. 80) dar.
• Die Nutzung der Pfarrarchive für private Zwecke (z.B. Familienforschung) kostet 10€ am Tag.

• Grundsätzlich gilt: Archivalien sind Unikate, deshalb ist es wichtig, dass bei der Benutzung bestimmte Regeln eingehalten werden. Diese Regeln finden Sie in unserer Lesesaalordnung.
• Benutzer müssen daher ständig beaufsichtigt werden, um die Einhaltung der Regeln zum Umgang mit Archivalien zu gewährleisten. 
• Sind vor Ort keine geeigneten Räumlichkeiten für die Benutzung oder keine Möglichkeiten der ständigen Beaufsichtigung vorhanden, dann empfiehlt sich eine Abgabe der Archivalien an das LAELKB. Dort steht ein Lesesaal mit einer Aufsicht für die Benutzenden zur Verfügung. 
• Weitere Hinweise zur Beaufsichtigung von Benutzern finden Sie in der Archivbenutzungsordnung (vgl. KABl 4/2004, S. 77).

Vor der Verwendung von Fotos (beispielsweise im Gemeindebrief oder auf der Homepage einer kirchlichen Einrichtung) muss das Einverständnis des Urhebers (Fotografen) und der auf dem Foto abgebildeten Personen eingeholt werden.

Urheber

Will eine Person oder Einrichtung Fotos, die von einer anderen Person erstellt wurden, verwenden (egal, wofür und auf welche Weise), muss sie zuvor den Fotografen um Erlaubnis bitten. Die Genehmigung sollte schriftlich erfolgen. Wenn eine Person (Ehrenamtlicher oder professionelle Fotografin) im Auftrag einer kirchlichen Einrichtung Fotos von einer Veranstaltung oder aus dem kirchlichen Leben erstellt, sollte vorher schriftlich vereinbart werden, welche Rechte der Auftraggeber an den Fotos hat. Ein Muster für solch eine Vereinbarung finden Sie hier. Am besten ist es, wenn der Fotograf dem Auftraggeber sämtliche (unbeschränkte) Nutzungsrechte überträgt.

Ist der Fotograf bereits verstorben, muss von den Hinterbliebenen die Erlaubnis zur Nutzung der Fotos eingeholt werden. Erst nach Ablauf von 70 Jahren nach Tod des Fotografen ist das Foto „gemeinfrei“ und kann ohne Genehmigung verwendet werden. Der Fotograf ist bei jeder Verwendung seiner Bilder als solcher zu nennen. Soll das Foto weiterbearbeitet werden (z.B. Verwendung eines Ausschnitts aus dem Foto), muss auch hierfür die Erlaubnis des Fotografen (oder der Hinterbliebenen) eingeholt werden.

Abgebildete Personen

Auch die auf einem Foto abgebildeten Personen, die deutlich erkennbar sind, müssen vor der Verwendung um Erlaubnis gebeten werden („Recht am eigenen Bild“). Diese sollte schriftlich dokumentiert werden. Ein Muster für solch eine Einverständniserklärung finden Sie hier.

Bei Minderjährigen müssen die Erziehungsberechtigten der Verwendung der Fotos zustimmen, ab 14 Jahren zusätzlich auch die Jugendlichen selbst.

Dokumentation

Für die Nutzung von Fotos ist es wichtig, dass bei Erstellung und Ablage der Fotos alle wichtigen Informationen zu jedem einzelnen Foto dokumentiert werden. Dies kann entweder im Namen der Fotodatei bzw. des Ordners erfolgen oder in einem Dokument, das in demselben Ordner wie die Fotos abgelegt wird. Zu den wichtigen Informationen gehören u.a. der Fotograf, das Bildmotiv (auf dem Foto zu sehende Objekte und Personen), Anlass, Kontext, Ort und Datum. Hilfreich für die Dokumentation sind die W-Fragen (wer? was? wo? wann?). Die Dateibezeichnung könnte beispielsweise „Verabschiedung-Pfr-Meier_2022-11-13_Susanne-Specht“ (Anlass_Datum_Urheber) lauten. Versuchen Sie im Dateinamen möglichst auf Satz- und Sonderzeichen sowie Leerzeichen zu verzichten. Gerne können Sie zur Benennung unsere Handreichung zur Dateibenennung heranziehen. 

Die Fotoablage sollte eine übersichtliche und nachvollziehbare Struktur aufweisen. Die Ablage kann beispielsweise chronologisch nach Jahren und innerhalb des Jahres nach Ereignissen erfolgen.

Weiterführende Hinweise

Die oben genannten Hinweise gelten sinngemäß auch für Videos. Auch bei Zeichnungen, Plänen, Texten und anderen Werken des geistigen Eigentums muss das Urheberrecht beachtet werden.

Ausführlichere Hinweise können Sie der Handreichung Urheberrecht der EKM und der Veröffentlichung Urheberrecht in den Kirchen der EKD (hier auch Hinweise zu Pauschalverträgen mit Verwertungsgesellschaften) entnehmen.