"Archiv? Da arbeitet man doch sicherlich in dunklen, alten Gewölbekellern zwischen Stapeln staubiger Akten!"
Gegenüber Archiven gibt es eine Vielzahl unzutreffender - im wahrsten Sinne des Wortes - "verstaubter" Vorurteile. Die Archivarinnen und Archivare im LAELKB bewahren nicht nur Unterlagen seit dem Mittelalter, sondern kümmern sich auch um Themen wie die digitale Langzeitarchivierung.
Das Archiv - ein geheimer und verschlossener Ort?
Archive sind weder geheim noch verschlossen. Im LAELKB wird das Archivgut nutzbar gemacht, in dem die wichtigsten Informationen von diesem in eine Datenbank eingetragen werden. Auf diesem Weg kann jeder Interessierte später recherchieren, welche Archivalien für ihn von Interesse sind – und diese anschließend im Lesesaal des Archivs einsehen und auswerten. Das LAELKB berät die Forschenden bei ihren verschiedenen Fragestellungen und unterstützt selbstverständlich auch bei Anfragen aus der Landeskirche. Durch die Bewahrung und Zugänglichmachung der Unterlagen trägt das LAELKB nicht nur wesentlich zum Wissensmanagement, sondern auch zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns in der ELKB bei.
Dunkle Kellerräume mit Stapeln an Papier und Akten?
Das LAELKB ist auch für die dauerhafte Aufbewahrung und Konservierung der Unterlagen zuständig. Daher verfügt es über besondere Magazinräume, in denen festgelegte Maßnahmen getroffen und Werte eingehalten werden. Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Lichteinfall und Staub sind die wichtigsten Faktoren, die hier beachtet und geprüft werden müssen. Nach heutigen Archivstandards eignet sich ein dunkler, staubiger Keller also nicht.
Zudem arbeiten die Archivarinnen und Archivare in der Regel nicht im Magazin selbst, sondern an „normalen“ Büroarbeitsplätzen. Die Verzeichnungsarbeiten finden digital statt und das Ergebnis dieser Arbeiten wird zunehmend für Nutzer online zugänglich gemacht. Darüber hinaus werden ausgewählte Archivalien digitalisiert. Dadurch können sie künftig bequem von zu Hause aus eingesehen werden und die Originale werden geschützt. Im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung benötigt man für die Bewahrung der Unterlagen statt traditioneller Magazinräume spezielle Software und geeignete Server mit genügend Speicherkapazität.
Archivgesetze setzen die zentralen Aufgaben eines Archivs fest
Die wesentlichen Kernaufgaben des LAELKB ergeben sich aus §3 Abs. 2 des Archivgesetzes für die Evangelisch-Lutherische Kirche in Bayern (ArchG). Laut diesem umfasst die Archivierung folgende Aufgaben: Die Archivwürdigkeit von Unterlagen festzustellen, diese zu übernehmen, sie sachgemäß aufzubewahren, dauerhaft zu sichern, deren Integrität und Authentizität zu bewahren sowie sie zu erhalten, instand zu setzen, zu erschließen, verfügbar zu machen und für die Nutzung bereitzustellen.
Nach dieser Definition gliedern sich die Aufgaben in die folgenden Bereiche:
